Việc triển khai văn bản điện tử và chữ ký số là giải pháp mang tính đột phá nhằm xây dựng nền hành chính minh bạch, mang lại lợi ích lâu dài cho Nhà nước, người dân và doanh nghiệp.
Việc triển khai văn bản điện tử và chữ ký số là giải pháp mang tính đột phá nhằm xây dựng nền hành chính minh bạch, mang lại lợi ích lâu dài cho Nhà nước, người dân và doanh nghiệp.
 |
| Người dân huyện Vĩnh Cửu giao dịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả một cửa của huyện |
Nhờ việc dùng văn bản điện tử và chữ ký số mà nhiều văn bản của Văn phòng HĐND - UBND huyện Trảng Bom khi phát hành không tốn chi phí giấy mực, lưu trữ... Thay vào đó, khi văn bản được lãnh đạo duyệt sẽ chuyển thành văn bản điện tử, xác nhận bằng chữ ký điện tử và gửi qua internet.
* Lợi đủ đường
Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện Trảng Bom Trần Thị Kim Đoan cho hay trước đây khi chưa ứng dụng văn bản điện tử và chữ ký số, muốn trình ký văn bản phải chờ lãnh đạo có mặt ở cơ quan, còn với việc ứng dụng văn bản điện tử và chữ ký số thì dù lãnh đạo đi công tác ở đâu cũng vẫn có thể xử lý và ký văn bản bình thường. Khi xử lý văn bản điện tử và chữ ký số trên văn bản sẽ hiện rõ thời gian được xử lý chi tiết đến từng giờ, phút, giây, tránh được tình trạng cấp trên đã xử lý nhưng cấp dưới nói chưa, hoặc nêu lý do lãnh đạo đi công tác để “làm khó” người dân và doanh nghiệp.
|
Đòi hỏi quyết tâm của người đứng đầu Phó chủ tịch UBND tỉnh Trần Văn Vĩnh cho biết: “Đồng Nai đang quyết tâm xây dựng chính phủ điện tử, do đó việc ứng dụng những phần mềm công nghệ thông tin hiện đại để thúc đẩy công tác cải cách hành chính rất quan trọng. Muốn làm được điều này, trước hết phải có sự quyết liệt của người đứng đầu. Một khi người đứng đầu không quyết liệt thì quá trình này sẽ diễn ra rất ì ạch và người đứng đầu phải chịu trách nhiệm”. |
Còn tại Văn phòng HĐND - UBND huyện Nhơn Trạch, trước đây mỗi lần phát hành văn bản bằng giấy cán bộ văn phòng phải gọi thêm vài nhân viên bưu điện huyện qua hỗ trợ gấp từng văn bản cho vào bao thư, điền thông tin nơi nhận, có khi mất 1-2 ngày gửi, thậm chí dài hơn văn bản mới đến nơi. Đó là chưa kể văn bản có thể thất lạc dẫn đến việc chỉ đạo điều hành bị chậm trễ. Hiện nay nhiều văn bản đã được phát hành qua việc ứng dụng văn bản điện tử, chữ ký số mà không cần phải in ấn hay chụp lại như trước.
Tại Sở Nội vụ, thời gian qua đã có nhiều văn bản ban hành sử dụng công nghệ văn bản điện tử số và chữ ký số. Văn bản từ khi soạn thảo, trình lãnh đạo ký duyệt, lưu trữ và phát hành đều xử lý bằng phần mềm văn bản điện tử và chữ ký số. Điều này đã hạn chế tình trạng bàn làm việc của lãnh đạo và nhân viên lúc nào cũng tràn ngập giấy tờ. Lợi ích rõ nhất là chi phí mua sắm giấy, mực in, phí trả bưu điện phát hành mỗi tháng được cắt giảm. Bên cạnh đó, Sở Nội vụ không còn phải lo lưu trữ văn bản, do toàn bộ văn bản được chuyển sang lưu trữ dưới dạng số hóa trên hệ thống máy tính.
* Cần được nhân rộng
Tại Đồng Nai, ngành thuế và hải quan là những đơn vị sớm triển khai ứng dụng văn bản điện tử, chữ ký số, hóa đơn điện tử, thông quan điện tử và kê khai thuế qua mạng... Việc ứng dụng hàng loạt tiện ích hiện đại này không chỉ làm lợi cho Nhà nước mà các doanh nghiệp cũng được hưởng lợi rất lớn do rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm bớt việc đi lại nhiều lần trong quá trình làm thủ tục, thông quan hàng hóa.
Ứng dụng văn bản điện tử và chữ ký số mang lại hiệu quả to lớn cho Nhà nước, người dân và doanh nghiệp. Tuy nhiên theo Sở Nội vụ, hiện nhiều nơi vẫn chưa có sự phân biệt rõ ràng thế nào là văn bản điện tử và thế nào là văn bản số hóa. Theo đó, cần hiểu cụ thể rằng, văn bản giấy có chữ ký, đóng mộc sau đó được scan (chụp) vào máy tính được gọi là văn bản số hóa. Văn bản này khi được gửi đi sẽ không có giá trị pháp lý. Trong khi đó, văn bản được soạn thảo hoàn toàn trên máy tính, được xác thực bằng chữ ký điện tử mới thực sự được gọi là văn bản điện tử và có giá trị về mặt pháp lý.
Phó giám đốc Sở Nội vụ Tạ Quang Trường cho biết trong tháng 5-2019, Sở sẽ tập huấn cho các sở, ngành và địa phương về ứng dụng phần mềm văn bản điện tử và chữ ký số. Sắp tới nhiều thủ tục sẽ không được tiếp nhận bằng văn bản giấy mà chỉ nhận văn bản điện tử. Sở Nội vụ cũng đang “đặt hàng” các nhà cung cấp phần mềm văn bản điện tử và chữ ký số. Những phần mềm này được tích hợp cả chữ ký số và quản lý văn bản, đồng thời được sử dụng không chỉ trên máy tính mà có thể sử dụng trên cả điện thoại di động thông minh và máy tính bảng.
Để có thể triển khai văn bản điện tử và chữ ký điện tử các đơn vị, địa phương cần chuẩn bị sẵn hạ tầng công nghệ thông tin, nhất là hệ thống lưu trữ văn bản điện tử phải thực sự an toàn. Có những văn bản phải đảm bảo tốt công tác bảo mật thì cần xem xét có nên được thực hiện bằng văn bản điện tử hay không. Bên cạnh đó, mỗi cán bộ, nhân viên phải thực sự thuần thục, nắm vững các ứng dụng để triển khai một cách đồng bộ, hiệu quả.
Công Nghĩa
