Nỗ lực giải quyết hồ sơ đúng hạn

Để nâng cao tỷ lệ giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính (TTHC) đúng hạn, các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố tăng cường hỗ trợ người dân ngay từ khâu tiếp nhận, kiểm soát tiến độ xử lý và siết chặt trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức.

Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Hố Nai hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục hành chính.

Cùng với đó, thành phố tiếp tục hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, tăng cường kết nối dữ liệu, nâng cao hiệu quả vận hành hệ thống giải quyết TTHC.

Hỗ trợ từ khâu tiếp nhận

Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công (TTPVHCC) phường Hố Nai, người dân được hướng dẫn, kiểm tra giấy tờ, kê khai thông tin và thực hiện các thao tác cần thiết ngay khi đến làm thủ tục. Với những trường hợp chưa quen sử dụng dịch vụ công trực tuyến, cán bộ hỗ trợ trực tiếp để người dân nắm rõ quy trình, hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ nhiều lần. Địa phương cũng duy trì làm việc cả ngày thứ Bảy, làm thêm giờ và làm vào ngày nghỉ khi cần thiết để hỗ trợ người dân.

Giám đốc TTPVHCC phường Hố Nai Bùi Quyết Thắng cho biết: Địa phương chú trọng nâng cao chất lượng hướng dẫn, tạo thuận lợi cho người dân trong quá trình thực hiện thủ tục. Việc giải đáp thắc mắc ngay từ khâu tiếp nhận giúp người dân chủ động hơn, hạn chế những thiếu sót có thể ảnh hưởng đến quá trình xử lý hồ sơ ở các bước tiếp theo, qua đó nâng cao tỷ lệ hồ sơ được giải quyết đúng hạn.

Đối với thủ tục đất đai, lĩnh vực có số lượng hồ sơ chiếm tỷ lệ lớn, khâu hướng dẫn ban đầu càng cần được thực hiện kỹ lưỡng. Chị Phạm Thị Hương Giang, viên chức Văn phòng Đăng ký đất đai thành phố chia sẻ: Việc hướng dẫn đầy đủ, kiểm tra kỹ thành phần hồ sơ ngay từ đầu giúp người dân hạn chế phải đi lại nhiều lần, tạo thuận lợi cho quá trình tiếp nhận, xử lý tại bộ phận chuyên môn và giảm nguy cơ trễ hẹn.

Tại phường Tam Phước, việc theo dõi tiến độ được gắn với mục tiêu nâng cao tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng hạn. Phó Chủ tịch UBND phường Phạm Thị Hoa cho hay: Địa phương đặt mục tiêu tỷ lệ hồ sơ được giải quyết trước hạn và đúng hạn đạt từ 99% trở lên. Những trường hợp chậm trễ không có lý do chính đáng sẽ được yêu cầu làm rõ. Phường cũng yêu cầu cán bộ phụ trách thường xuyên cập nhật tình trạng hồ sơ, chủ động phối hợp xử lý khi phát sinh vướng mắc, không để công việc dồn đến sát hạn mới giải quyết.

Theo báo cáo cải cách hành chính quý III-2026 của UBND thành phố, tổng số hồ sơ TTHC được tiếp nhận là hơn 150,4 ngàn, gồm hơn 141,5 ngàn hồ sơ mới và gần 9 ngàn hồ sơ chuyển từ kỳ trước.

Trong đó, ở cấp thành phố, trong hơn 99,4 ngàn hồ sơ đã giải quyết, có hơn 99 ngàn hồ sơ được giải quyết trước hạn và đúng hạn, đạt gần 99,6%; 422 hồ sơ trễ hạn. Số hồ sơ đang xử lý là gần 26 ngàn, trong đó có 6 hồ sơ quá hạn.

Ở cấp xã, phường, hơn 13,8 ngàn hồ sơ đã được giải quyết, trong đó hơn 13,7 ngàn hồ sơ được giải quyết trước hạn và đúng hạn, đạt 98,9%; 156 hồ sơ trễ hạn. Trong hơn 11,1 ngàn hồ sơ đang xử lý, có 17 hồ sơ quá hạn.

Nâng cao trách nhiệm giải quyết hồ sơ

Tỷ lệ giải quyết hồ sơ trước hạn và đúng hạn ở cả 2 cấp đạt mức cao, thể hiện nỗ lực của các cấp, ngành trong giải quyết TTHC. Tuy nhiên, vẫn còn hồ sơ trễ hạn, quá hạn cần được tập trung xử lý.

Trước tình trạng này, UBND thành phố đã nhiều lần ban hành văn bản chỉ đạo rà soát hồ sơ tồn đọng, đôn đốc giải quyết hồ sơ quá hạn. UBND thành phố yêu cầu các sở, ban, ngành và UBND các xã, phường rà soát toàn bộ hồ sơ TTHC đang xử lý trên hệ thống thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết. Đối với hồ sơ tồn đọng kéo dài, phải tập trung rà soát, xử lý hoặc báo cáo, tham mưu phương án xử lý theo đúng quy định.

Trong quý III-2026, tỷ lệ tiếp nhận hồ sơ TTHC trực tuyến trên địa bàn thành phố đạt 99,8%. Trong đó, cấp thành phố đạt 99,8%, cấp xã, phường đạt 99,9%.

Đồng thời, thành phố yêu cầu tăng cường kiểm soát việc phát sinh hồ sơ trên hệ thống đối với các nhóm TTHC đã được cung cấp, triển khai trên hệ thống thông tin giải quyết TTHC tập trung của các bộ, ngành; nâng cao trách nhiệm của cán bộ, công chức trực tiếp tham gia tiếp nhận, giải quyết hồ sơ.

Theo Phó Giám đốc Sở Nội vụ Hà Thanh Tùng, cần xác định rõ cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp, thời gian xử lý và trách nhiệm ở từng khâu; thực hiện theo hướng rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ tiến độ, rõ sản phẩm, rõ kết quả. Qua đó, hạn chế tình trạng hồ sơ phải chuyển qua nhiều khâu nhưng không xác định rõ trách nhiệm khi xảy ra chậm trễ.

Đối với hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không đủ điều kiện giải quyết, việc hướng dẫn, trả lời người dân cần rõ ràng. Trường hợp hồ sơ trễ hạn, cơ quan có trách nhiệm phải thực hiện xin lỗi theo quy định và làm rõ trách nhiệm của các bên liên quan.

Công tác kiểm tra cũng được tăng cường nhằm kịp thời chấn chỉnh những hạn chế trong thực thi công vụ. Thời gian qua, lãnh đạo UBND thành phố đã tổ chức kiểm tra đột xuất tại nhiều TTPVHCC xã, phường, tập trung vào tình hình vận hành, việc chấp hành quy trình và tinh thần phục vụ người dân. Qua kiểm tra, lãnh đạo thành phố yêu cầu các đơn vị thực hiện nghiêm kỷ luật, kỷ cương hành chính, nâng cao trách nhiệm của cán bộ, công chức trong tiếp nhận và giải quyết TTHC.

Từ đầu năm 2026 đến nay, Sở Nội vụ cũng đã tổ chức 15 cuộc kiểm tra tại 31 xã, phường và 11 chi nhánh trung tâm phát triển quỹ đất. Kết quả kiểm tra được sử dụng để chấn chỉnh những khâu còn yếu, nhất là các khâu có nguy cơ ảnh hưởng đến thời hạn giải quyết hồ sơ.

Thành phố cũng đang vận hành các công cụ phục vụ công tác điều hành, theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời tiếp tục hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật, khắc phục những hạn chế trong quá trình kết nối, liên thông và đồng bộ dữ liệu; yêu cầu các cơ quan, đơn vị chủ động rà soát, kịp thời xử lý những khó khăn, vướng mắc thuộc thẩm quyền và trách nhiệm được giao.

Bên cạnh các giải pháp triển khai tại địa phương, UBND thành phố cũng đã kiến nghị các bộ, ngành Trung ương đẩy mạnh đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin, phần mềm chuyên ngành với Cổng dịch vụ công quốc gia; nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin, tăng năng lực tiếp nhận và xử lý hồ sơ, hạn chế tình trạng quá tải, nghẽn mạng.

Hồ Thảo