Khi dữ liệu thay giấy tờ, “một cửa” gần dân hơn

Quy định mới về thực hiện thủ tục hành chính (TTHC) theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông có hiệu lực từ ngày 5-8-2026 đang đặt ra yêu cầu rõ hơn đối với cơ quan nhà nước trong khai thác, sử dụng dữ liệu, đồng thời mở thêm cách thức hỗ trợ người dân tiếp cận dịch vụ công.

Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Bảo Vinh giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính cho người dân. Ảnh: Hồ Thảo

Với Đồng Nai, đây cũng là cơ sở để tiếp tục chuyển từ số hóa hồ sơ sang khai thác, tái sử dụng dữ liệu, qua đó giảm giấy tờ, thao tác và thời gian cho người dân.

Một cửa không chỉ là nơi nhận hồ sơ

Ngày 5-8-2026, Chính phủ ban hành Nghị định số 309/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 118/2025/NĐ-CP về thực hiện TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng dịch vụ công quốc gia, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 367/2025/NĐ-CP.

Điểm mới quan trọng của Nghị định số 309 là quy định rõ hơn trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận, giải quyết TTHC trong khai thác dữ liệu. Theo đó, cơ quan nhà nước có trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ; không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp những thông tin mà cơ quan có thể khai thác từ các cơ sở dữ liệu đã được công bố, kết nối, chia sẻ. Chỉ khi không khai thác được dữ liệu do sự cố, thảm họa hoặc thông tin chưa chính xác, cơ quan tiếp nhận, giải quyết TTHC mới được yêu cầu bổ sung thông tin, giấy tờ cần thiết.

Dữ liệu không chỉ để lưu trữ mà phải được kết nối, khai thác và sử dụng lại. Khi đó, người dân sẽ bớt giấy tờ, bớt kê khai, bớt đi lại và có thể tự thực hiện nhiều thủ tục hơn.

Quy định này đặt ra một thay đổi đáng kể trong cách vận hành cơ chế một cửa: thông tin đã có thì cơ quan nhà nước phải chủ động khai thác, thay vì tiếp tục yêu cầu người dân cung cấp lại. Điều này cũng cho thấy giá trị của chuyển đổi số không dừng ở việc đưa hồ sơ giấy lên môi trường điện tử. Nếu dữ liệu đã số hóa nhưng mỗi lần làm thủ tục người dân vẫn phải kê khai lại thì lợi ích mang lại chưa nhiều. Dữ liệu phải được kết nối và sử dụng lại để thực sự giảm thành phần hồ sơ, giảm thao tác.

Nghị định đồng thời khuyến khích triển khai ki-ốt thông minh tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, trung tâm phục vụ hành chính công (TTPVHCC), điểm tiếp nhận và trả kết quả để hỗ trợ người dân, doanh nghiệp tiếp cận, thực hiện TTHC và dịch vụ công trực tuyến. Ki-ốt là công cụ hỗ trợ, không làm thay đổi thẩm quyền, trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC của cơ quan, người có thẩm quyền.

Bên cạnh 2 nội dung nêu trên, Nghị định số 309 còn sửa đổi một số quy định về tổ chức, người làm việc tại bộ phận một cửa, TTPVHCC; bổ sung quy định liên quan đến việc tiếp nhận, giải quyết TTHC không phụ thuộc địa giới hành chính và ứng dụng công nghệ để hỗ trợ quá trình giải quyết hồ sơ.

Như vậy, yêu cầu mới của cơ chế một cửa không chỉ là số hóa nhiều hơn mà còn phải để dữ liệu thay một phần giấy tờ và công nghệ giúp người dân thực hiện dịch vụ công thuận tiện hơn.

Làm cho dữ liệu thực sự được dùng lại

Ở Đồng Nai, những cách làm mới tại cơ sở đang từng bước thay đổi cách người dân tiếp cận dịch vụ công.

Tại nhiều TTPVHCC xã, phường trên địa bàn Đồng Nai, ki-ốt thông minh, robot và các hình thức hỗ trợ bằng công nghệ đã được đưa vào phục vụ người dân. Với người đã quen, ki-ốt giúp chủ động hơn trong các thao tác; với người còn lúng túng, cán bộ có thể hướng dẫn ngay tại chỗ. Cách làm này cũng giúp cán bộ giảm bớt những thao tác mà người dân có thể tự thực hiện.

Người dân được thanh niên tình nguyện hướng dẫn sử dụng ki-ốt thông minh tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Trảng Bom.

Chị Nguyễn Thị Hương (ở phường Trảng Bom) cho biết: “Có thiết bị hướng dẫn từng bước nên tôi thấy dễ làm hơn. Chỗ nào chưa rõ thì có thể hỏi cán bộ”.

Tại TTPVHCC phường Minh Hưng, ông Nguyễn Minh Hòa, Giám đốc trung tâm cho hay: Cùng với tiếp nhận, giải quyết hồ sơ, cán bộ dành thời gian hướng dẫn người dân thực hiện các thao tác trực tuyến, nhất là những trường hợp lần đầu sử dụng dịch vụ công số.

Từ thực tế ở cơ sở cho thấy, thiết bị công nghệ và dịch vụ trực tuyến đang tạo thêm thuận tiện cho người dân, giúp cán bộ chuyển từ làm thay sang hướng dẫn, hỗ trợ. Cùng với đó, để cách phục vụ này phát huy hiệu quả lâu dài, dữ liệu giữa các cơ quan phải được kết nối, chia sẻ và khai thác lại.

Đây cũng là hướng Đồng Nai đã xác định trong Đề án số 05-ĐA/TU, ngày 3-7-2026 của Ban Thường vụ Thành ủy Đồng Nai về đẩy mạnh cải cách hành chính, trọng tâm là cải cách TTHC gắn với chuyển đổi số, xây dựng chính quyền số, chính quyền thông minh giai đoạn 2026-2030.

Đề án xác định cải cách TTHC là trọng tâm, chuyển đổi số là đột phá, dữ liệu là nền tảng; trong đó chú trọng phát triển cơ sở dữ liệu dùng chung, tăng kết nối, chia sẻ, khai thác dữ liệu giữa các cơ quan. Đến năm 2030, Đồng Nai đặt mục tiêu tỷ lệ khai thác, sử dụng lại thông tin, dữ liệu đã được số hóa trong giải quyết TTHC, dịch vụ công đạt tối thiểu 90%; đồng thời 100% hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC được số hóa và rút ngắn tối thiểu 30% thời gian giải quyết TTHC so với quy định hiện hành.

Để thực hiện những mục tiêu này, Kế hoạch số 201/KH-UBND, ngày 31-7-2026 của UBND thành phố triển khai đề án nêu trên đã xác định các nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến dữ liệu như: chuẩn hóa, cập nhật, làm sạch dữ liệu; tăng cường kết nối, chia sẻ, khai thác dữ liệu giữa các hệ thống và đẩy mạnh tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC trên cơ sở dữ liệu số.

Kế hoạch cũng yêu cầu xác định rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ tiến độ, rõ sản phẩm, rõ kết quả; tăng cường kiểm tra, giám sát bằng công nghệ số và gắn kết quả cải cách hành chính, chuyển đổi số với trách nhiệm của cơ quan, đơn vị, người đứng đầu.

Những nhiệm vụ này có ý nghĩa trực tiếp với việc thực hiện Nghị định số 309. Dữ liệu phải đầy đủ, chính xác, được kết nối và khai thác; quy trình được rà soát, đơn giản hóa; cán bộ đủ khả năng hỗ trợ người dân trong quá trình chuyển đổi. Khi đó, hiệu quả của cơ chế một cửa không chỉ nằm ở số hồ sơ được xử lý trên môi trường điện tử mà còn ở những việc người dân có thể giảm bớt cung cấp lại thông tin, bớt đi lại, bớt thao tác và tự thực hiện được nhiều thủ tục hơn.

Hồ Thảo