Hướng dẫn nộp hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo luật 91/2025/QH15

Việc nộp Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (DPIA) là thủ tục pháp lý bắt buộc và quan trọng nhất để doanh nghiệp chứng minh sự tuân thủ đối với cơ quan nhà nước.

Sự thay thế Nghị định 13/2023/NĐ-CP bằng Nghị định 356/2025/NĐ-CP và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 (Luật 91/2025) đã đặt ra những tiêu chuẩn khắt khe hơn. Nắm vững quy trình dưới đây sẽ giúp tổ chức hoàn thành nghĩa vụ nhanh chóng, tránh rủi ro bị xử phạt và nâng cao uy tín thương hiệu.

Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là gì?

Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là tài liệu pháp lý bắt buộc đối với mọi Bên Kiểm soát dữ liệu; Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu. Hồ sơ này giúp tổ chức nhận diện, quản lý rủi ro khi thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân, đồng thời là căn cứ để cơ quan chức năng kiểm tra sự tuân thủ.

Theo quy định mới, một bộ hồ sơ chuẩn cần đảm bảo các nội dung cốt lõi:

- Mục đích và phạm vi: Xác định rõ lý do thu thập, phạm vi sử dụng và đối tượng truy cập dữ liệu.

- Đánh giá rủi ro: Phân tích các nguy cơ rò rỉ, xâm phạm quyền riêng tư theo tiêu chuẩn Luật 91/2025.

- Biện pháp bảo vệ: Mô tả giải pháp kỹ thuật (mã hóa, tường lửa, định danh...) và quy trình quản trị để giảm thiểu rủi ro.

- Tài liệu đính kèm: Hợp đồng xử lý dữ liệu (DPA), chính sách bảo mật, bằng chứng về sự đồng thuận của chủ thể dữ liệu.

Quy trình nộp hồ sơ theo Nghị định 356/2025/NĐ-CP

Dựa trên các văn bản hướng dẫn thi hành mới nhất, quy trình nộp hồ sơ được chuẩn hóa qua 3 bước:

Bước 1: Chuẩn bị và lập hồ sơ

Doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo Mẫu số 10 (Phụ lục Nghị định 356/2025/NĐ-CP). Lưu ý: Nội dung báo cáo phải trung thực, chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật 91/2025.

Bước 2: Nộp hồ sơ cho cơ quan thẩm quyền

Doanh nghiệp gửi 01 bộ hồ sơ về Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05) – Bộ Công an thông qua một trong các hình thức:

- Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

- Nộp trực tiếp tại trụ sở Cục A05.

- Nộp qua đường bưu điện.

Lưu ý quan trọng về  thời hạn: Hồ sơ phải được gửi đi trong vòng 60 ngày kể từ ngày bắt đầu tiến hành xử lý dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ tại đơn vị để phục vụ công tác thanh, kiểm tra.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý Cục A05 sẽ tiếp nhận, thẩm định hồ sơ. Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ. Nếu chưa đạt, doanh nghiệp sẽ nhận được yêu cầu hoàn thiện bổ sung.

Giải pháp trọn gói từ DPO.VN

Việc xây dựng hồ sơ DPIA theo Luật 91/2025 đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa kiến thức pháp lý chuyên sâu và giải pháp công nghệ. DPO.VN cung cấp dịch vụ tư vấn toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tuân thủ.

Các dịch vụ trọng tâm:

Tư vấn hệ thống tuân thủ: Soạn thảo Chính sách bảo mật, Biểu mẫu đồng ý (Consent), Hợp đồng xử lý dữ liệu (DPA) và tư vấn Chuyển dữ liệu xuyên biên giới theo Nghị định 356.

Hỗ trợ thủ tục hành chính:

- Tư vấn thiết lập nhân sự/bộ phận DPO (Bảo vệ dữ liệu).

- Thực hiện đánh giá rủi ro và lập hồ sơ DPIA chuẩn Mẫu số 10.

- Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ và giải trình với Cục A05.

- Rà soát & đào tạo: Đánh giá hiện trạng lỗ hổng bảo mật và đào tạo nhân sự về nhận thức bảo vệ dữ liệu theo Luật mới.

Tại sao chọn DPO.VN?

- Chuyên môn sâu: Am hiểu tường tận Luật 91/2025 và Nghị định 356.

- Tiết kiệm: Giảm thiểu thời gian, chi phí và rủi ro pháp lý.

- Hỗ trợ 24/7: Đồng hành cùng doanh nghiệp giải quyết mọi vướng mắc phát sinh.

Để được tư vấn chi tiết về lộ trình tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, vui lòng liên hệ:

DPO.VN - Công ty TNHH Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân Quốc gia

Địa chỉ: Phòng 86, Tầng 6, Toà tháp Ngôi Sao, phố Dương Đình Nghệ, Cầu Giấy, Hà Nội.

Hotline: 0914.315.886

Email: info@dpo.vn

Website: https://dpo.vn/