Gỡ khó cho công tác hộ tịch

Công tác hộ tịch được xem là một trong những lĩnh vực quan trọng và trực tiếp gắn bó với đời sống người dân. Tuy nhiên, thời gian đầu triển khai mô hình chính quyền địa phương 2 cấp (từ ngày 1-7-2025), nhiều địa phương trong tỉnh Đồng Nai đã gặp không ít khó khăn trong tổ chức thực hiện công tác này.

Bà Trần Thị Bạch Huệ, chuyên viên phụ trách lĩnh vực hộ tịch của Văn phòng HĐND, UBND xã Nha Bích giải quyết thủ tục hành chính về lĩnh vực hộ tịch cho người dân. Ảnh: CTV

Trước thực tế đó, các cấp chính quyền và ngành tư pháp của tỉnh Đồng Nai đã chủ động phối hợp, tìm giải pháp tháo gỡ nhằm bảo đảm công tác hộ tịch ngày càng hiệu quả, phục vụ người dân nhanh chóng, chính xác và thân thiện hơn.

Khó khăn bước đầu

Ông Phạm Văn Đông, chuyên viên phụ trách lĩnh vực hộ tịch của Văn phòng HĐND, UBND phường Biên Hòa cho biết: Thời gian đầu thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, công tác hộ tịch tại phường Biên Hòa gặp không ít trở ngại. Phần mềm hộ tịch theo mô hình chính quyền địa phương 2 cấp có nhiều thay đổi khiến việc tiếp cận, thao tác của cán bộ, chuyên viên gặp lúng túng. Số lượng người dân đăng ký hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) liên quan đến lĩnh vực hộ tịch rất đông (trung bình mỗi ngày có trên 100 lượt người đến đăng ký), trong khi số lượng nhân sự có hạn, đặc biệt là nhân sự mới chưa từng làm công tác hộ tịch. Khó khăn còn đến từ việc tiếp nhận và giải quyết một số thủ tục được chuyển từ cấp huyện (cũ) như đăng ký kết hôn hoặc đăng ký giấy khai sinh có yếu tố nước ngoài… Những lĩnh vực này hoàn toàn mới đối với cán bộ cấp cơ sở.

Trước tình hình đó, Đảng ủy và UBND phường Biên Hòa đã kịp thời chỉ đạo, huy động đội ngũ đoàn viên thanh niên tham gia hỗ trợ, hướng dẫn người dân đăng ký hồ sơ trực tuyến trong thời gian đầu. Nhờ vậy, người dân dần quen và tham gia đăng ký hồ sơ trực tuyến tại nhà ngày càng phổ biến (hiện trung bình mỗi ngày có gần 20 hồ sơ nộp trực tuyến), góp phần giảm áp lực nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa.

Bên cạnh đó, phường cũng đầu tư thêm máy móc, thiết bị hiện đại giúp công tác giải quyết TTHC nói chung và công tác hộ tịch nói riêng được đảm bảo hiệu quả. Song song đó, Sở Tư pháp đã hướng dẫn, hỗ trợ chuyên môn đối với các thủ tục liên quan đến yếu tố nước ngoài, giúp địa phương xử lý hồ sơ đúng quy định pháp luật.

“Nhờ triển khai đồng bộ nhiều giải pháp, đến nay, công tác hộ tịch tại phường Biên Hòa cơ bản đã đi vào ổn định, đáp ứng kịp thời các quyền lợi hợp pháp của người dân” - ông Phạm Văn Đông chia sẻ.

Tương tự, bà Trần Thị Bạch Huệ, chuyên viên phụ trách lĩnh vực hộ tịch của Văn phòng HĐND, UBND xã Nha Bích cho hay: Nhân sự ở xã mới thay đổi nhiều, nhất là nhân sự mới chưa có kinh nghiệm về công tác hộ tịch, còn lúng túng về nghiệp vụ. Ngoài ra, sau khi sáp nhập, các văn bản hướng dẫn liên quan đến lĩnh vực hộ tịch cũng thay đổi nên cán bộ, chuyên viên mất nhiều thời gian tìm hiểu, nghiên cứu để áp dụng vào công việc.

“Với phương châm “làm hết việc chứ không kể hết giờ”, chúng tôi đã cố gắng làm hết công suất, mỗi ngày làm việc từ sáng sớm đến tối muộn, thậm chí mang hồ sơ về nhà để kịp “số hóa dữ liệu” lên hệ thống hộ tịch điện tử liên thông quốc gia… Đến nay, mô hình đã đi vào ổn định, các bộ phận chuyên môn phối hợp nhịp nhàng và đáp ứng tốt nhu cầu của người dân” - bà Trần Thị Bạch Huệ cho biết.

Dữ liệu hộ tịch không chỉ phục vụ cho riêng ngành tư pháp mà còn là nền tảng quan trọng cho nhiều lĩnh vực khác trong quản lý nhà nước. Việc hoàn thiện hệ thống hộ tịch không chỉ giúp cải cách TTHC hiệu quả hơn mà còn góp phần xây dựng chính quyền điện tử, phục vụ người dân ngày càng tốt hơn.

Phó Trưởng phòng Hành chính tư pháp, Sở Tư pháp NGUYỄN THỊ HỒNG PHƯỚC.

Đẩy mạnh chuyển đổi số

Phó Trưởng phòng Hành chính tư pháp, Sở Tư pháp Nguyễn Thị Hồng Phước cho biết: Thời gian đầu thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp, hầu hết các địa phương đều gặp khó khăn trong công tác hộ tịch. Một số địa phương chưa được trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị để thực hiện đăng ký hộ tịch điện tử. Kết nối mạng chưa ổn định, phần cứng chưa đáp ứng được cấu hình chạy phần mềm nên ảnh hưởng đến tiến độ xử lý hồ sơ trên phần mềm hộ tịch. Trụ sở tiếp công dân còn chật chội, chưa bố trí phòng để tổ chức lễ trao giấy chứng nhận kết hôn một cách trang trọng, lịch sự…

Trước tình hình đó, UBND tỉnh Đồng Nai đã kịp thời cấp kinh phí để đầu tư, mua sắm trang thiết bị và sửa chữa trụ sở làm việc cho 95 xã, phường. Việc kết nối mạng cơ bản ổn định, thuận lợi cho việc triển khai đăng ký hộ tịch điện tử. Đến nay, một số địa phương đã bố trí phòng để tổ chức lễ trao giấy chứng nhận kết hôn trang trọng, lịch sự.

Bên cạnh đó, phần mềm một cửa và phần mềm quản lý hộ tịch thời gian đầu còn lỗi kỹ thuật hoặc chưa đồng bộ dữ liệu giữa các cấp, đôi lúc mất kết nối khiến quá trình tra cứu và xử lý hồ sơ bị gián đoạn hoặc dữ liệu không có thông tin. Điều này gây rủi ro rất lớn trong quá trình đăng ký hộ tịch. Sự cố này đã được khắc phục.

Khó khăn hiện nay là công chức làm công tác hộ tịch ở một số địa phương vẫn chưa được bố trí hợp lý, còn thiếu kinh nghiệm chuyên môn về lĩnh vực hộ tịch, trong khi lĩnh vực này gắn liền với nhân thân, tài sản và các quan hệ dân sự khác của một cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết đi. Vì vậy, đòi hỏi công chức làm công tác này phải có kinh nghiệm hoặc ít nhất nắm vững địa bàn, dân cư trong giai đoạn cơ sở dữ liệu, hệ thống kết nối thông tin chưa được đồng bộ…

Để tiếp tục tháo gỡ khó khăn, thời gian tới, tỉnh Đồng Nai sẽ đẩy mạnh chuyển đổi số, nâng cấp cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thông qua số hóa hộ tịch và làm sạch dữ liệu hộ tịch, dữ liệu quốc gia về dân cư. Tăng cường tiếp nhận hồ sơ trực tuyến và trả kết quả qua bưu chính, trả kết quả điện tử. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, chuyên viên cấp xã thông qua các đợt tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ nhằm đáp ứng tốt công việc trong tình hình mới.

An Nhơn