Giữ tư liệu cho cộng đồng

Năm 2023, Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh tiếp nhận số lượng hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh nhiều gấp 3 lần so với năm 2022. Đồng thời, để người dân dễ dàng tiếp cận số tài liệu đang được lưu trữ, Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh còn chủ động số hóa tài liệu, phối hợp cùng các cơ quan báo chí đăng tải tài liệu theo từng chuyên đề.

Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh Trần Võ Chí Cường (phải) tiếp nhận tài liệu do đại diện UBND H.Định Quán bàn giao. Ảnh: V.Truyên

Kết quả tích cực này đã góp phần bảo quản tư liệu của từng ngành, mỗi địa phương cũng như phổ biến nội dung tài liệu để người dân dễ dàng tiếp cận.

* Tiếp nhận số tài liệu “khủng”

Đến hết tháng 12-2023, Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh tiếp nhận gần 160m hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Để có được kết quả tích cực này không phải một sớm một chiều, mà là cả một quá trình phối hợp giữa Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh, các địa phương và sở, ngành trong triển khai tập huấn nghiệp vụ, trực tiếp “cầm tay chỉ việc” và sau đó là thực hiện thu thập, tổng hợp, chỉnh lý tài liệu.

Theo Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh Trần Võ Chí Cường, Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm thu thập, bảo quản toàn bộ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của tất cả các cơ quan, đơn vị trong tỉnh. Thời gian qua, Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh đã nỗ lực hỗ trợ các địa phương, sở, ngành tổng hợp, thu thập, phân loại tài liệu lịch sử để vào kho lưu trữ vĩnh viễn của tỉnh.

Cụ thể, đơn vị đã phối hợp với phòng nội vụ các địa phương, cơ quan, đơn vị tập huấn công tác chuyên môn cho 609 học viên là lãnh đạo, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp, các xã, thị trấn thuộc các đơn vị trên địa bàn tỉnh. Bên cạnh đó, để nâng cao kiến thức chuyên sâu cho đội ngũ trực tiếp tham gia trong lĩnh vực này, Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh còn phối hợp với Phân viện Học viện Hành chính quốc gia tại TP.HCM tổ chức 2 lớp bồi dưỡng tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ năm 2023 cho 163 viên chức, nhân viên làm công tác lưu trữ tại các đơn vị, địa phương.

Qua đó, đội ngũ làm công tác này của tỉnh đã vững tay nghề, chủ động thực hiện nhiệm vụ.

Trưởng phòng Nội vụ H.Tân Phú Trần Minh Tân cho hay, sau thời gian phối hợp, tháng 12-2023, UBND huyện đã lần đầu bàn giao hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tuy số lượng tài liệu giao lần này còn ít, chỉ với 0,77m tài liệu trong giai đoạn 2004-2016 của các ngành: văn hóa - thông tin, y tế, tôn giáo - dân tộc nhưng đã thể hiện sự cố gắng, phấn đấu giữa 2 đơn vị.

Còn Phó chủ tịch UBND H.Thống Nhất Trần Đức Hòa cho biết, cuối tháng 11-2023, UBND huyện đã bàn giao 33 hộp, 222 hồ sơ tương đương 3,65m tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn trong giai đoạn từ năm 2004-2015. Đây là nỗ lực rất lớn của địa phương song cũng có sự đóng góp, tham gia tích cực của tập thể Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh. Năm 2024, huyện sẽ tiếp tục phối hợp cùng Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh thu thập, chỉnh lý tài liệu để sớm bổ sung thêm tài liệu vào lưu trữ chung của tỉnh.

* Tạo điều kiện để người dân tiếp cận tài liệu

Song song với việc hỗ trợ các địa phương, sở, ngành thực hiện thu thập, tổng hợp, chỉnh lý tài liệu, Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh còn chú trọng công bố tài liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, qua đó góp phần vào thực hiện kế hoạch chuyển đổi số.

Theo ông Trần Võ Chí Cường, thực hiện kế hoạch chuyển đổi số, đến nay đơn vị đã số hóa được trên 1.600m tài liệu của các cơ quan, đơn vị trong tổng số trên 1.800m tài liệu đang được lưu trữ. Đơn vị đã triển khai việc khai thác tài liệu tại kho lưu trữ chuyên dụng với dịch vụ công ở mức độ 4.
Cá nhân, tổ chức có nhu cầu cung cấp bản sao, bản trích lục… có thể vào Cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh Đồng Nai để khai thác tài liệu. Năm qua, đã có 75 lượt người khai thác tài liệu với tổng số 225 loại văn bản.

Bên cạnh đó, Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh đã phối hợp với Đài PT-TH Đồng Nai, Báo Đồng Nai thực hiện công bố tài liệu lưu trữ tỉnh Đồng Nai phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước năm 2023. Điều này góp phần cung cấp, truyền tải và trở thành tài liệu để người dân tham khảo.

Ngoài ra, Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh đã tiếp nhận 59 đầu sách, địa chí với số lượng 100 quyển do Thư viện tỉnh trao tặng. Số ấn phẩm này có nội dung liên quan đến tỉnh Đồng Nai và được đơn vị trưng bày tại Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh.

Trong năm 2024, Chi cục Văn thư - lưu trữ tỉnh sẽ tiếp tục hỗ trợ, phối hợp cùng các địa phương thu thập, bảo quản toàn bộ các tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của tất cả các cơ quan, đơn vị.

Văn Truyên