Thời của… làm việc từ xa

Trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến phức tạp, thay vì trực tiếp hoạt động ở văn phòng, trụ sở, các công ty đang có xu hướng chuyển dịch sang làm việc trực tuyến (online).

Trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 đang diễn biến phức tạp, thay vì trực tiếp hoạt động ở văn phòng, trụ sở, các công ty đang có xu hướng chuyển dịch sang làm việc trực tuyến (online). Chính vì thế, lựa chọn tối ưu đang được giới doanh nghiệp lẫn người lao động quan tâm lúc này là “làm việc tại nhà” (work from home) hay “làm việc từ xa” (remote work) nhằm giữ an toàn sức khỏe trong đợt dịch, vừa đảm bảo hiệu quả công việc.

Làm việc tại nhà hiện đang là giải pháp của một số công ty nhằm hạn chế tụ tập đông người. Ảnh: Hải Hà

* “Nhà ở đâu, thì làm ở đấy”

Làm việc từ xa hay làm việc tại nhà vốn là một khái niệm không mới với các freelancer (người làm công việc tự do) hay các nhóm làm việc đa quốc gia, kết nối toàn cầu. Tuy đây không phải là hình thức làm việc mà công ty nào cũng có thể áp dụng được vì những yêu cầu bảo mật cao về dữ liệu, rủi ro khi đăng nhập vào hệ thống nội bộ, hay với các ngành nghề sản xuất, lao động trực tiếp…, nhưng lại chính là giải pháp khả thi được các doanh nghiệp, đơn vị làm việc văn phòng “kích hoạt” diện rộng trong đợt dịch.

Để có thể làm việc từ xa qua mạng, điều kiện thiết yếu nhất là mọi nhân viên đều phải có máy tính kết nối với đường truyền internet ổn định. Hiện tại, mỗi công ty có cách thức quản lý nhân sự từ xa khác nhau. Có đơn vị vẫn điểm danh đúng giờ mỗi sáng/chiều thông qua nhóm chat nội bộ, số khác lại cho nhân viên linh động thời gian, miễn là hoàn thành các đầu việc, chỉ tiêu được giao trong ngày/tuần/tháng. Đồng thời, mỗi đơn vị, doanh nghiệp phải có chiến lược rõ ràng và triển khai bài bản khi làm việc từ xa, để phòng khi sự cố xảy ra thì có thể chủ động xử lý nhanh chóng.

Ông Nguyễn Ngọc Hà, Giám đốc Công ty TNHH Xây dựng Xu Hướng Việt - Vinatrends (P.Tân Tiến, TP.Biên Hòa) cho biết, trước bối cảnh tình hình dịch bệnh Covid-19 có nhiều diễn biến phức tạp, khoảng đầu tháng 3 vừa qua, công ty bắt đầu làm việc từ xa theo quy mô nhóm, các thành viên tương tác với nhau thường xuyên bằng ứng dụng chat nhóm trên mạng xã hội để cập nhật, trao đổi thông tin.

“Với đặc thù công việc liên quan tới thiết kế bản vẽ kiến trúc, xây dựng nên nhiều nhân viên của công ty có thể làm việc tại nhà theo khối lượng công việc được phân công, không cần lên trụ sở công ty để làm việc, chỉ khi nào khách hàng cần tư vấn trực tiếp thì nhân viên mới cần có mặt. Kết thúc ngày làm việc, các thành viên phải báo cáo tình hình làm việc lên nhóm chat nội bộ, nếu có phát sinh xảy ra, người điều hành sẽ đưa ra hướng giải quyết cụ thể ngay để tránh ảnh hưởng đến tiến độ chung” - ông Hà chia sẻ.

Chị Nguyễn Đỗ Quỳnh Hân (ngụ P.Hiệp Hòa, TP.Biên Hòa), thành viên Ban quản trị chi nhánh TP.HCM, quản lý sản phẩm oGE (thực tập quốc tế) Công ty TNHH Xã hội AIESEC Việt Nam cho biết, trước diễn tiến phức tạp của dịch bệnh Covid-19, công ty của chị đã lựa chọn hình thức làm việc từ xa. Mọi người hoạt động theo cách chia nhỏ từng nhóm, phòng, ban bằng hình thức họp trực tuyến thường xuyên bằng ứng dụng Google Hangouts Meet hoặc Zoom Cloud Meetings để phân chia công việc. Hiện tại, chị còn đại diện nhóm tham gia một hội nghị quy mô dành riêng cho các thành viên quản trị trên toàn châu Á - Thái Bình Dương cũng thông qua hình thức họp trực tuyến trên Zoom.

* Nhiều ưu điểm nhưng không dễ triển khai

Xử lý công việc tại nhà góp phần phòng, chống dịch đồng thời có thể mang đến nhiều thuận lợi với sự tự do, thoải mái về không gian; tiết kiệm chi phí đi lại; riêng tư và yên tĩnh… Việc tương tác, trao đổi công việc trực tuyến sẽ góp phần giúp rút ngắn các công đoạn trong quá trình làm việc bằng cách dùng các hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu trên kho điện tử, thậm chí đến ký văn bản cũng trên kênh này…

Hình thức làm việc tại nhà thông qua các ứng dụng như: Messenger, Zalo, Skype… đang được nhiều bạn trẻ áp dụng, nhất là đối với freelancer (người làm công việc tự do)

Chị Tăng Thái Châu (ngụ xã Long Đức, H.Long Thành) hiện đang làm việc tại một công ty cổ phần sản xuất phim ở TP.HCM cho biết, với những công việc đòi hỏi sự sáng tạo như chị sẽ làm việc hiệu quả hơn khi ở nhà, bởi môi trường kỷ luật, kiểm soát cao đang kiềm hãm những ý tưởng sáng tạo, đột phá. Vì thế, nếu tận dụng tốt lợi thế làm việc tại nhà, mỗi người sẽ có một môi trường mở, thỏa sức sáng tạo hơn hẳn môi trường trong một căn phòng bức bí, hạn hẹp.

Chị Quỳnh Hân chia sẻ thêm: “Làm việc tại nhà hiện nay là giải pháp tối ưu để đảm bảo sức khỏe. Vì AIESAC là công ty có 100% sinh viên đến từ mọi miền đất nước, nếu tất cả cùng đồng loạt “bay” vào TP.HCM để họp và làm việc cùng một thời điểm sẽ gây nguy cơ mất an toàn cao. Chính vì vậy, làm việc tại nhà là lựa chọn phù hợp nhất với chúng tôi lúc này”.

Tuy nhiên, trong quá trình làm việc tại nhà, nhất là trong thời điểm dịch bệnh diễn biến phức tạp, mỗi người phải xác định được vai trò, trách nhiệm của mình để luôn sẵn sàng “có mặt” và giải quyết công việc khi cần. Bên cạnh đó, môi trường sống và môi trường kinh doanh luôn tiềm ẩn những rủi ro khó tránh, nhất là sự biến động trong nhân sự. Do vậy, trong quá trình làm việc từ xa, để tổ chức và quản lý cá nhân, làm việc nhóm (team work) hay cả doanh nghiệp từ xa làm việc sao cho hiệu quả là một điều không dễ, cần có sự cầu thị, thái độ làm việc chuyên nghiệp, nghiêm túc từ phía những người tham gia…

Anh Lê Hoàng Gia, nhân viên văn phòng ở P.Bửu Hòa (TP.Biên Hòa) chia sẻ, công ty của anh đã chuẩn bị các phương án phòng trường hợp dịch bệnh kéo dài, trong đó xây dựng hệ thống làm việc trực tuyến đồng bộ với các ứng dụng phục vụ cho công việc như: Skype, Zalo; SlimCRM - phần mềm quản lý dành cho doanh nghiệp nhỏ - giúp quản lý khách hàng, dự án, thu/chi, nhân viên… Ở đó, dù làm việc tại nhà nhưng mỗi thành viên đều phải tuân thủ thời gian, quy trình, cập nhật tình hình công việc hằng ngày như khi đang làm việc tại văn phòng. Nhờ vậy, tất cả nhân viên đảm bảo tiến độ công việc đề ra, lãnh đạo yên tâm hơn, từ đó giúp hoạt động kinh doanh ổn định và mang lại hiệu quả cao.

* “Phép thử” trong môi trường làm việc số

Tình hình dịch bệnh Covid-19 thử thách cả xã hội nhưng cũng là cơ hội thực hiện chiến lược làm việc từ xa tại các công ty toàn cầu nói chung và Việt Nam nói riêng. Đặc biệt với những công ty hướng đến chuyển đổi số thì đây là một cơ hội tốt đưa vào vận hành trong môi trường thực tế.

Từ đó, doanh nghiệp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào đời sống để tạo ra những yếu tố khác biệt, sự phân công lao động mới thay cho mô hình truyền thống làm việc tại văn phòng. Việc quản lý công việc được cá nhân hóa trên thiết bị điện tử của mỗi người cũng dần trở nên phổ biến.

Theo bà Phạm Thị Thanh Mai, đại diện Công ty TNHH Thuế - kế toán Luật Việt Á (P.Tân Biên, TP.Biên Hòa), trong thời gian qua công ty đã chủ động xây dựng, lập trình được hệ thống phần mềm kế toán ForBossSoft. Đây là tiền đề để công ty triển khai cho nhân viên mô hình làm việc nhóm từ xa, thay vì có mặt tại trụ sở công ty.

Để đảm bảo hiệu quả của mô hình, công ty dự kiến phân chia nhân viên thành các nhóm nhỏ dưới 10 người theo các lĩnh vực chuyên môn. Mỗi nhóm sẽ có người điều hành, tổ chức các cuộc họp trực tuyến để đảm bảo tiến độ công việc.

Có thể thấy rằng, hiệu suất và kết quả của mô hình làm việc từ xa, làm việc tại nhà còn tùy thuộc vào trách nhiệm, tác phong chuyên nghiệp và cách làm việc của mỗi người. Nếu cả người lãnh đạo và nhân viên đều nhận thức rõ về những thuận lợi cũng như lường trước được khó khăn của hình thức làm việc từ xa thì hoàn toàn có thể lập ra được những phương cách làm việc hiệu quả và tiêu chí đánh giá phù hợp.

Hoàng Hải - Hà Lê

 Chị PHAN HOÀNG MINH HÀ (ngụ P.Tân Hiệp, TP.Biên Hòa), chuyên viên xuất nhập khẩu
Công ty CP Thương mại dịch vụ Hoàn Vũ (TP.HCM)

Làm việc từ xa không chỉ là chiến lược riêng thời dịch

Từ khi dịch bệnh Covid-19 có thêm nhiều diễn biến phức tạp và khó kiểm soát, Công ty Hoàn Vũ đã bắt đầu kích hoạt chế độ làm việc từ xa. Cá nhân tôi thấy hình thức làm việc từ xa vào thời điểm này là thích hợp để đảm bảo an toàn sức khỏe cho cộng đồng nói chung và nhân viên công ty nói riêng. Làm việc từ xa không chỉ là chiến lược hiệu quả riêng trong mùa dịch bệnh Covid-19 mà nên được bình thường hóa trong môi trường làm việc số hiện nay, nhất là với những công ty còn nặng về hồ sơ giấy tờ.

Tuy nhiên, phương án này cũng chỉ để “chữa cháy” tạm thời vì thực tế trong quá trình làm việc luôn nảy sinh nhiều vấn đề và việc hoàn thành theo kế hoạch đề ra rất khó, chỉ khoảng 70% so với dự định ban đầu. Hơn thế nữa, công việc của tôi liên quan nhiều đến chứng từ nên khi phải tuân thủ theo các quy trình phức tạp như: thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp nước ngoài cần lấy hợp đồng có chữ ký gốc xác nhận từ nhà cung cấp, làm giấy tờ trình ký duyệt cho ban lãnh đạo công ty, thông báo đến kế toán làm việc với ngân hàng… mất rất nhiều thời gian, công sức. Do đó, công việc của từng thành viên có thể bị trì trệ vì người này phụ thuộc vào báo cáo của người kia để tiến hành theo đúng quy trình trong quá trình làm việc trực tuyến.

Anh ĐỖ KHÔI NGUYÊN, nhân viên truyền thông sự kiện tại một công ty ở P.Bửu Long (TP.Biên Hòa):

Thích nghi môi trường làm việc mới để dành thêm thời gian cho gia đình

Từ khi dịch bệnh diễn tiến phức tạp, công ty của tôi đã cho phép nhân viên làm việc tại nhà và trao đổi công việc hoàn toàn qua các ứng dụng trực tuyến như: Skype, Zalo… Làm việc tại nhà nhằm hạn chế tiếp xúc giữa người với người, giúp giảm bớt gánh nặng cho cộng đồng trong việc phòng, chống dịch bệnh cũng như giữ an toàn sức khỏe cho mỗi cá nhân và gia đình.

Nhưng mặt khác, với tình trạng đường truyền internet chất lượng không ổn định kể từ sau Tết Nguyên đán đến nay nên việc kết nối các nhân sự gặp nhiều hạn chế, khó khăn vì liên tục bị gián đoạn, dẫn đến giảm năng suất lao động.

Theo tôi, với những lao động đang làm việc tại nhà, hãy cố gắng thích nghi với hình thức làm việc mới, phân bổ thời gian hợp lý, đảm bảo kế hoạch công việc đề ra. Đặc biệt là dành thêm nhiều thời gian cho gia đình - điều mà khi bận rộn chúng ta thường hay bỏ lỡ. “Kỳ nghỉ” dài phòng dịch vẫn chưa biết đến khi nào mới kết thúc nên chúng ta phải luôn suy nghĩ tích cực, chủ động trong mọi tình huống để quá trình làm việc tại nhà mỗi ngày thật hiệu quả. Mà việc đó có ý nghĩa hay không là do nhận thức thấu đáo và tinh thần trách nhiệm của mỗi người.

Ông HUỲNH THANH VẠN, Phó chủ tịch Hội đồng Tư vấn hỗ trợ khởi nghiệp phía Nam, thuộc Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI)

Thái độ làm việc đóng vai trò quyết định

Làm việc nhóm từ xa là mô hình thích hợp với môi trường số hóa. Mô hình này không chỉ phù hợp trong điều kiện phòng, chống dịch bệnh như hiện nay mà còn là một xu hướng ngày càng được nhiều công ty, nhất là những công ty chuyên về công nghệ áp dụng.

Tuy nhiên, mô hình này chủ yếu phát huy hiệu quả ở những công ty nhỏ, với số lượng nhân viên vừa phải. Theo tôi, mô hình muốn đạt được hiệu quả cao thì điều kiện cần trước tiên là đường truyền internet phải luôn được đảm bảo đối với tất cả các thành viên tham gia. Khi đã đảm bảo yếu tố kỹ thuật, vấn đề về nhân sự là vô cùng quan trọng, đặc biệt là thái độ làm việc của các thành viên. Mỗi người tham gia làm việc từ xa cần hạn chế làm việc cá nhân, cần tự giác lên thời gian biểu phù hợp với bản thân, gia đình để đảm bảo tiến độ, năng suất làm việc, tránh làm ảnh hưởng công việc chung của team (nhóm).

Bên cạnh đó, người điều hành nhóm cần thường xuyên nắm bắt thông tin, tiến độ làm việc các thành viên để có sự điều phối công việc hợp lý, cũng như tổ chức các hoạt động khác ngoài công việc, các hình thức giải trí phù hợp để các thành viên có thêm sự hứng thú, sáng tạo trong công việc.

Hải Hà (ghi)