Nghịch lý kho vận: Doanh nghiệp 'gồng mình' tăng trưởng, lợi nhuận vẫn 'bốc hơi' vì quy trình cũ

Theo báo cáo e-Conomy SEA, quy mô thương mại điện tử Việt Nam dự kiến đạt 45 tỷ USD vào năm 2025. Tuy nhiên, đằng sau những con số tăng trưởng ấn tượng là một áp lực khổng lồ đè nặng lên chuỗi cung ứng. Một nghịch lý đang diễn ra tại nhiều doanh nghiệp Việt: Trong khi hoạt động bán hàng được số hóa mạnh mẽ, thì quy trình vận hành kho bãi vẫn loay hoay với sổ sách và Excel, tạo thành "nút thắt cổ chai" gây lãng phí hàng tỷ đồng mỗi năm.

Khi Excel trở thành "gánh nặng" của chuỗi cung ứng hiện đại

Trong bối cảnh Logistics 4.0, tốc độ xử lý đơn hàng không còn tính bằng ngày mà tính bằng giờ. Tuy nhiên, khảo sát từ Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA) cho thấy, có tới gần 70% doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) vẫn đang quản lý kho hàng theo phương thức thủ công hoặc bán thủ công.

Việc phụ thuộc vào nhập liệu bằng tay và "trí nhớ thủ kho" đang tạo ra những rủi ro ngầm cực lớn. Theo các chuyên gia quản trị chuỗi cung ứng, sai số trong nhập liệu thủ công thường dao động từ 1-3%. Với một kho hàng luân chuyển 10.000 đơn vị sản phẩm (SKU) mỗi tháng, con số này đồng nghĩa với hàng trăm đơn hàng bị sai lệch, dẫn đến việc giao nhầm, hủy đơn, hoặc nghiêm trọng hơn là tình trạng "hàng tồn ảo" - trên phần mềm còn hàng nhưng thực tế kho đã trống rỗng.

Sự chênh lệch số liệu này không chỉ gây thất thoát tài chính trực tiếp mà còn làm đứt gãy trải nghiệm khách hàng, yếu tố sống còn trong kỷ nguyên cạnh tranh khốc liệt hiện nay.

Số hóa kho vận: Lời giải từ bài toán ROI (Tỷ suất hoàn vốn)

Để tháo gỡ nút thắt này, nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm đến các giải pháp công nghệ. Tuy nhiên, đầu tư vào đâu để tối ưu chi phí là câu hỏi lớn. Robotics hay băng chuyền tự động là tương lai, nhưng chi phí đầu tư ban đầu quá lớn so với quy mô của đa số doanh nghiệp Việt.

Trong bối cảnh đó, công nghệ Auto-ID (Nhận dạng tự động), cụ thể là hệ thống mã vạch (Barcode), đang được xem là lời giải phù hợp nhất về mặt hiệu quả kinh tế. So với việc đầu tư hạ tầng RFID đắt đỏ, việc chuẩn hóa quy trình quản lý kho bằng mã vạch giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 60% chi phí đầu tư ban đầu mà vẫn đảm bảo độ chính xác dữ liệu lên tới 99,9%.

Thay vì mất hàng giờ để kiểm đếm và nhập liệu lại vào Excel, nhân viên kho chỉ cần một thao tác quét. Dữ liệu về số lô, hạn sử dụng (Date), và vị trí lưu trữ được đồng bộ ngay lập tức lên hệ thống quản lý. Điều này đặc biệt quan trọng với các ngành hàng có vòng đời sản phẩm ngắn như thực phẩm, dược phẩm hay thời trang, nơi mà quy tắc FEFO (Hết hạn trước - Xuất trước) là bắt buộc.

Chuyên gia nhận định: "Công nghệ là công cụ, Quy trình là cốt lõi"

Trao đổi về xu hướng chuyển đổi số trong kho vận, ông Trần Viết Quyết - Giám Đốc Dự Án tại Thế Giới Mã Vạch - đơn vị có 15 năm kinh nghiệm triển khai giải pháp Auto-ID tại Việt Nam - cho rằng rào cản lớn nhất của doanh nghiệp không phải là tiền bạc, mà là tư duy ngại thay đổi.

"Nhiều chủ doanh nghiệp lầm tưởng chuyển đổi số kho hàng là phải đập đi xây lại toàn bộ nhà kho, tốn kém tiền tỷ. Thực tế, chuyển đổi số bắt đầu từ việc chuẩn hóa dữ liệu và quy trình." ông Quyết chia sẻ.

Cũng theo ông Quyết, hiệu quả thực sự không đến từ việc mua sắm thiết bị rời rạc, mà đến từ sự đồng bộ giữa "phần cứng" và "phần mềm". Doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống phần mềm quản lý kho (WMS) phù hợp đóng vai trò là "bộ não" xử lý dữ liệu, kết hợp cùng các thiết bị chuyên dụng như máy in tem nhãn và máy kiểm kho PDA (Mobile Computer).

Sự cộng hưởng này là then chốt: Phần mềm giúp quản trị luồng hàng, trong khi các thiết bị PDA hiện đại đóng vai trò "cánh tay nối dài", giúp thủ kho quét mã, truy xuất thông tin và xử lý phiếu nhập/xuất ngay tại vị trí kệ hàng mà không cần quay về máy tính bàn. "Khi hai yếu tố này kết hợp nhuần nhuyễn, năng suất nhân sự có thể tăng gấp 2-3 lần chỉ sau vài tháng triển khai", ông Quyết khẳng định.

Trong giai đoạn kinh tế biến động, "Thắt lưng buộc bụng" không có nghĩa là cắt giảm đầu tư, mà là đầu tư thông minh. Việc chuyển dịch từ quản lý thủ công sang hệ thống mã vạch tổng thể không chỉ là xu hướng mà là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp Logistics và sản xuất Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh, giảm thiểu lãng phí và sẵn sàng cho sự bùng nổ của thị trường trong những năm tới.