Xu hướng văn phòng chia sẻ

Chỉ mới xuất hiện mấy năm gần đây nhưng các mô hình Co-working (văn phòng chia sẻ hay văn phòng linh hoạt) đang phát triển nhanh. Tại các thành phố lớn như: Hà Nội, TP.HCM…, xu hướng lựa chọn văn phòng làm việc dạng chia sẻ đã gia tăng thời gian qua, kể từ khi đại dịch Covid-19 bùng phát.

Sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ, các doanh nghiệp có cùng một địa chỉ để hoạt động. Trong ảnh: Dịch vụ văn phòng chia sẻ của Di Office đã thu hút hơn 20 doanh nghiệp sử dụng. Ảnh: V.Gia

Ở Đồng Nai cũng đã có những đơn vị cung ứng dịch vụ này phục vụ nhu cầu của khách hàng, nhất là doanh nghiệp (DN) khởi nghiệp, quy mô nhỏ mới gia nhập thị trường.

* Xu hướng mới

Văn phòng chia sẻ là phương thức cho thuê văn phòng với diện tích nhỏ. Giải pháp này đáp ứng nhu cầu sở hữu không gian làm việc và chia sẻ tiện ích, chi phí văn phòng của các cá nhân, hội nhóm.

Theo khảo sát của CBRE Việt Nam (thuộc Tập đoàn Đầu tư dịch vụ bất động sản và thương mại CBRE của Mỹ), xu hướng DN sử dụng văn phòng chia sẻ ngày càng được quan tâm. Việt Nam là quốc gia có tỷ lệ DN qua khảo sát có kế hoạch sử dụng văn phòng chia sẻ cao nhất trong khu vực.

Với Đồng Nai nói chung và TP.Biên Hòa nói riêng - là địa phương có đông DN đang hoạt động, số lượng DN mới gia tăng nhanh. Trong bối cảnh còn nhiều khó khăn do tác động của dịch bệnh, các DN sẽ hướng tới những giải pháp tiết kiệm chi phí và nhân lực.

Theo các đơn vị cung ứng dịch vụ văn phòng chia sẻ, các công ty có nhu cầu về không gian làm việc linh hoạt sẽ tìm đến họ vì đã sẵn có các giải pháp, thay vì phải tự thiết kế nên một văn phòng thế hệ mới. Xu hướng này càng rõ nét khi nhu cầu khách thuê quy mô nhỏ và vừa đang muốn có mặt bằng dùng được ngay.

Theo bà Phạm Minh Diễm, đại diện Di Office, một đơn vị chuyên cung ứng dịch vụ văn phòng chia sẻ ở Biên Hòa, hiện đã có hơn 20 DN sử dụng dịch vụ này của Di Office. Chỉ cần bỏ ra mức chi phí thấp, DN có thể sử dụng các tiện ích mà đơn vị cung cấp mang lại.

“Sử dụng dịch vụ của chúng tôi, các DN sẽ được hưởng những lợi thế nhất định như chi phí thấp (chỉ từ vài trăm ngàn đến vài triệu đồng), Di Office cũng có sẵn lễ tân chuyên nghiệp, những trang thiết bị, máy móc để DN thuận lợi khi sử dụng. Ngoài các tiện ích chung thì chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ cho thuê về nhân sự, làm thủ tục về thuế, hỗ trợ DN khi có nhu cầu thêm...” - bà Phạm Minh Diễm cho biết thêm.

* Phù hợp với DN khởi nghiệp mới gia nhập thị trường

Ông Mai Quốc Việt, đại diện Công ty TNHH Tư vấn Minh (TP.Biên Hòa) đánh giá phân khúc này phù hợp với các DN khởi nghiệp quy mô nhỏ hoặc các cá nhân làm việc tự do. Tuy còn khá mới mẻ tại Đồng Nai hay Biên Hòa nhưng với những tiện ích mang lại, dịch vụ này sẽ có sự bùng nổ trong thời gian tới. Đặc biệt là nhu cầu từ các DN khởi nghiệp, DN mới gia nhập thị trường.

“Với các DN mới bắt đầu kinh doanh, một bài toán đặt ra là phát triển ổn định và tiết kiệm nhất. Mà trong các chi phí cố định hằng tháng, tiền thuê mặt bằng chiếm phần đáng kể. Văn phòng ảo hay văn phòng chia sẻ là phương án lý tưởng cho các DN tại đây giảm bớt nỗi lo chi phí. Chúng tôi đang nỗ lực hỗ trợ, kết nối các DN khởi nghiệp trên địa bàn, với việc sử dụng các dịch vụ chuẩn mực ngay từ ban đầu với chi phí thấp sẽ tạo điều kiện cho các công ty bớt được một phần gánh nặng mà tập trung cho chiến lược phát triển của mình” - ông Mai Quốc Việt đánh giá.

Cùng quan điểm, Chi hội trưởng Chi hội Doanh nhân trẻ TP.Biên Hòa Phạm Thế Linh cho hay, dịch vụ này sẽ có sự tăng trưởng trong tương lai. Riêng với Hội Doanh nhân trẻ Đồng Nai có rất nhiều DN thuộc quy mô nhỏ, siêu nhỏ, việc sử dụng các dịch vụ dạng này sẽ giúp tiết kiệm một phần chi phí thay vì phải thuê riêng một mặt bằng rồi setup khu làm việc, thuê nhân sự.

Bên cạnh đó, dịch vụ này cũng phù hợp với các đơn vị làm việc linh hoạt, có nhu cầu sử dụng không liên tục hoặc chỉ cần có một địa chỉ cụ thể để tiếp khách, làm hồ sơ giấy tờ, giao dịch...

Dù có triển vọng nhưng văn phòng chia sẻ cũng có những hạn chế nhất định. Những điểm yếu chính của phân khúc này là thiếu vắng bản sắc thương hiệu của khách thuê, cơ sở vật chất dùng chung bị chiếm dụng trong giờ cao điểm, nguy cơ xao lãng, mất tập trung trong không gian mở, cũng như một số lo ngại về sự riêng tư của từng DN.

Theo ông Mai Quốc Việt, khi phát triển đến một mức độ nhất định, DN ban đầu tất yếu sẽ có nhu cầu sử dụng văn phòng lớn hơn và xây dựng theo phong cách riêng của mình, do vậy đây là dịch vụ phù hợp với DN mới gia nhập thị trường.

Văn Gia